구청 등 관할 관청에서 아파트 감사 후 과태료, 행정지도, 시정명령 등에 대비하여 입주자대표회의 차원에서 중점 조사내용을 알려드리오니, 입주자대표회의 구성원은 아래의 내용을 잘 숙지하여 운영에 만전을 기할 수 있습니다.
입대의 구성
◦ 4명 이상으로 구성되었는지 여부
◦ 관리규약으로 정한 선거구에 따라 선출된 대표자가 동별 세대수에 비례한 지 여부
◦ 동별 대표자 선출공고일 현재 주민등록을 마친 후 계속하여 6개월 이상 거주 여부
◦ 선거구 입주자 등의 보통‧평등‧직접‧비밀선거 여부
◦ 동별대표자 선정 방법 적정여부
- 입후보자가 1명인 경우 선정방법 중점 조사
입대의 운영
◦ 입주자대표회의의 의결 방법 준수여부
1. 법 시행령 제51조 제1항 각호의 사항 의결 시 그 구성원 과반수의 찬성 여부
2. 규약에서 정한 사항 확인
◦ 회의록 작성유무 및 관리주체에서 보관 유무 확인
◦ 입주자대표회의 구성원 3분의 1 이상이 청구하거나 입주자 등의 10분의 1 이상이 하는 때에 해당 일부터 14일 이내에 입주자대표회의 소집여부
◦ 동별 대표자가 구청장이 매년 실시하는 운영 및 윤리교육 참석여부 확인
◦ 입주자대표회의 회의록 상 참석서명 외에도 찬반의결 내용에 대한 안건의 가결․ 부결여부 등 파악 투표결과에 대한 내용 없을 시 지적
선관위 구성 및 운영
◦ 위원장을 포함하여 5명(500세대 미만의 공동주택의 경우에는 3명) 이상 9명 이하의 위원으로 구성
◦ 선거관리위원회 위원이 될 수 없는 자 포함여부 확인
1. 동별 대표자 또는 그 후보자
2. 제1호에 해당하는 사람의 배우자나 직계존비속
3. 동별 대표자 및 선거관리위원회 위원 임기 중에 사퇴한 사람으로서 사퇴할 당시의 임기가 끝나지 아니한 사람
◦ 그 구성원 과반수의 찬성으로 의사를 결정하였는지 여부
자생단체 운영
◦ 관리규약 등 지급근거 확인
◦ 노인회, 부녀회 등 자생단체 현황 및 운영비 사용내역 등
◦ 공동체활성화 단체 구성요건 적정여부
선거관리 운영 관련
【선거관리위원회 관련 확인사항】
◦ 선관위 구성 적정 여부 확인
◦ 선관위의 임기 및 자격의 적정 여부 확인
◦ 선관위 업무가 적정하게 유지되는지 여부
◦ 선관위 회의 절차 적정 여부
◦ 선관위 운영경비 적정 지급 여부
【입주자대표 선거 관련 확인사항】
◦ 동대표 선거 등 의결권 행사가 적절하게 이루어지는지 여부 검토
- 의결권 행사 기준 검토하고 의결권 대리 시 위임장 작성 및 운영상태 점검
◦ 동대표 선거구의 구성이 적정한지 여부
◦ 동대표자의 임기 및 임원구성 적정 여부
◦ 동대표자의 해임(결격사유) 검토
◦ 동대표 보궐선거 적정한지 여부
【입주자대표회의 구성의 적정여부 확인사항】
◦ 동대표자의 임기 및 임원구성 적정 여부
◦ 겸임금지 등에 해당되는지 확인
- 회장 및 감사 겸직 여부, 동별 대표자의 자생단체 또는 재건축조합의 임원겸직 여부 확인
【입주자대표회의 운영 관련 확인사항】
◦ 입주자대표회의 회의개최 및 절차 준수 여부 확인
- 회의개최를 위한 공고일 준수 및 회의안건 사전통지 등 절차 준수 여부 확인
◦ 입대위가 선관위 및 관리주체 업무에 대한 간섭 및 방해 여부
- 선관위 구성 등 관리주체 고유 업무에(공사 계약 등) 대하여 간섭 여부 확인
◦ 입대위 운영비의 적정 지출 및 공개여부
- 규약에서 정한 참석 수당 및 사용내역을 증빙자료 포함
작성, 공개 여부 확인
◦ 입대위 의결사항 및 의결방법의 적정여부 검토
- 규약에 의한 의결 절차가 적정하게 이루어지는지 의결방법이 적정한지 확인
【입주자대표회의 회의록 작성 및 정보 공개여부】
◦ 입대위 회의안건을 별지 7호 서식에 의해 작성하여 상정하는지 여부
- 별지 7호 서식에 의거 관리주체가 작성하고 내부결재 등을 이행하는지 확인
◦ 입대위 회의록 작성 및 정보공개가 적정한지 검토
- 회의록 작성 및 보관 상태 확인하고 입대위 회의 결과 등 정보공개가 이행되는지 확인
관리규약상 선거구 적정여부
◦ 관리 규약상 선거구 적정여부
- 현저하게 세대수비례 위배, 선거구당 2명 선출
- 공동주택이 아닌 단지 내 상가 대표 포함 여부
의결권 행사 관련
◦ 입주자 등은 1세대에 하나의 의결권을 입주자 등이 서면으로 의결권 행사 여부
◦ 의결권 대리행사 시 위임장 첨부 여부
동별대표자 후보등록 자격여부
◦ 동별 대표자의 주민등록을 마친 후 계속하여 6개월 이상 거주 여부
◦ 선거관리위원회 위원(임기중사퇴한 사람포함) 여부
◦ 동별 대표자를 사퇴하거나 해임된 날로부터 4년 미경과 여부
◦ 관리비, 사용료 및 장기수선충당금 등 3개월 이상 연속 체납 여부
◦ 500세대 이상 공동주택의 대표 및 감사 직선제 여부
◦ 동별 대표자 및 임원 해임 시 관리규약으로 정한 사유 해당여부
- 동별 대표자 : 해당 선거구 입주자 등의 과반수가 투표하고 투표자 과반수 찬성으로 해임
- 전체 입주자가 선출한 500세대 이상 공동주택의 입주자
관련 절차 준수여부
대표회의의 회장과 감사 : 전체 입주자 등의 10분의 1 이상이 투표하고 투표자 과반수 찬성으로 해임
- 회장과 감사 외의 입주자 대표회의의 임원 : 관리 규약으로 정하는 절차에 따라 해임
동별 대표자의 임기만료 후 새로 동별대표자를 선출하지 못한 경우 업무대행의 적정 여부
◦ 동별 대표자의 임기 만료 후 새로 동별 대표자를 선출하지 못한 경우 업무대행의 적정여부
- 기존 동별 대표자의 임기가 만료되었으나 새로이 동별 대표자를 선출하지 못한 경우에는 기존 동별 대표자는 더 이상대표자로서의 권한을 행사할 수 없음
※ 이 경우 관리주체가 입주자 등과 협의하여 일상적인 업무 등을 처리토록 하고 조속히 동별 대표자를 선출하여야 함
※ 임기만료 후 후임자가 선출되지 않았다는 사정만으로 당연히 포괄적으로 부여되는 것 아님(대법원 2002다 74817)
◦ 관리규약 상 선출공고 방법 준수여부
- 임기만료 60일 전 공고여부
- 공고문에 선거기간, 후보 등록 방법 등 포함여부
- 후보등록 서류 적정여부
결산 및 자체 감사 실시 여부
◦ 사업실적서, 결산서 작성 및 자체 감사 실시 여부
회의 소집절차 관련
◦ 관리규약에서 정하는 통지방법 적정여부
- 회의개최 5일 전 공고여부
- 동별 대표자에게 서면으로 통지여부
- 관리주체의 회의개최 게시판 등 공개 여부확인
◦ 관리규약에서 정하는 통지방법 적정여부
- 회의개최 5일 전 공고여부
- 동별 대표자에게 서면으로 통지여부
- 관리주체의 회의개최 게시판 등 공개 여부확인
입주자대표회의 의결방법
◦ 입주자 대표회의에 직접 출석여부
◦ 회의에서 부결된 의안 그 회의 중 재발의, 심의여부
◦ 동별 대표자는 대리금지 조항 준수여부
관리업체의 운용 등
관리기구 조직
◦ 관리사무소 기구 및 조직 확인
- 각 담당자별 근무기간 확인하고 관리소장 주택관리사
자격증 확인 (500세대 미만은 관리사보) - 관리소장 보증보험 가입여부 확인
․ 500세대 미만 : 3천만 원
․ 500세대 이상 : 5천만 원
주택 관리업자 등록
◦ 주택관리업자의 요건 확인
- 자본금 2억 : 등기부등본
- 기술능력 : 전기산업기사 1, 열관리산업기사 또는 보일러기능사 1, 가스기능사 1, 주택관리사 1 : 해당자격수첩 및 원천징수 확인, 4대 보험납부확인
- 시설장비:양수기(5hp이상) 1, 절연저항계 1:사진, 구매영수증, 비품대장
- 사 무 실
공동주택 관리기구
◦ 공동주택관리기구(관리사무소)의 기술인력 및 장비 확인
- 기술인력 : 승강기자체검사자격소지 1, 건물설비종류 및 규모에 따라 전기사업법, 고압가스안전관리법, 액화석유의 안전관리 및 사업법, 도시가스사업법, 에너지이용합리화법, 소방 기본법, 소방시설설치 및 안전관리법, 대기환경 보전법등에 정한 기술자 보유확인 단, 용역시 제외가능 (입주자대표회의 동의) - 시설장비 : 비상용 급수펌프(수중펌프) 1, 절연저항계 (누전 측 정기) 1, 망원경, 카메라, 돋보기, 콘크리트 균열기, 줄자(5m 이상), 누수탐지기 각 1대 : 사진, 구매영수증, 비품대장확인
관리주체
【관리소장의 업무】
◦ 관리소장 업무 이행 확인
- 하자발견 및 하자보수의 청구, 장기수선계획의 조정, 안전 관리계획의 수립, 건축물의 안전점검 : 관련서류 확인
- 관리소장 배치 및 인영 신고 : 신고서 및 공문 확인
【안전관리계획수립】
◦ 안전관리계획 수립 및 교육
- 안전관리계획수립 : 1. 고압가스․ 액화석유가스 및 도시가스시설
2. 중앙집중식난방시설
3. 발전 및 변전시설
4. 위험물저장시설
5. 소방시설
6. 승강기 및 인양기 : 안전관리계획서 유무확인
※ 안전관리계획서에 포함시켜야 할 사항 :
1. 시설별 안전관리자 및 안전관리책임자에 의한 점검사항
2. 안전관리에 관한 기준 및 진단사항
3. 점검 및 진단 결과 이용제한 또는 보수 등 필요한 조치사항
4. 안전관리계획의 조정에 관한 사항
5. 그밖에 필요한 사항
- 시설물별 안전관리자 및 안전관리 책임자 선정 : 선정여부확인
◦ 안전점검 실시여부(점검주기:받기) - 16층 미만은 관리주체가 점검
- 16층 이상은 영제 65조 제1항에서 정하는 자
【안전교육】
◦ 안전교육 : 수료 여부 확인
- 대상자 : 경비 : 경비책임자
소방 : 시설물안전관리책임자
시설물 : 시설물안전관리책임자
- 교육시간 : 연 2회, 매 4시간
- 교육기관 : 경찰서, 소방서, 한국시설안전공단, 주택관리사단체
업무 인수인계
【관리주체 업무인수인계】
◦ 인수인계 : 절차 및 기간 확인
< 대상 >
1. 설계도서, 장비내역, 장기수선 계획 및 안전관리계획
2. 관리비, 사용료의 부과, 징수현황 및 이에 관한 회계서류
3. 장기수선충당금 적립현황
4. 관리비 예치금의 내역
5. 관리규약 그밖에 필요한 사항
- 기간 : 1개월 이내
- 절차 : 인수․ 인계서 작성 후 서명날인(입주자대표회장 참관)
정보공개 [의무공개]
[k-apt 공개여부 확인]
◦ 관리비, 사용료(입주자대표회의운영비, 선거관리위원회 운영
경비포함), 잡수입
◦ 장기수선충당금(적립요율 및 사용한 금액포함)
◦ 주택관리업자 (입찰공고 및 선정결과 : 상호, 주소, 대표자, 연락처, 계약기간, 낙찰금액, 계약기간, 선정방법) 즉시 공개
[홈페이지 또는 게시판 공개]
◦ 공사 및 용역사업자의 입찰공고
◦ 입주자대표회의 소집 및 의결사항
◦ 관리규약, 장기수선계획 및 안전관리현황
◦ 입주자 등의 건의사항에 대한 조치결과 등 주요 업무추진 사항
◦ 동별대표자의 선출 및 입주자대표회의 구성원에 대한 사항
◦ 관리주체 및 관리기구의 조직에 관한 사항
◦ 공사 및 용역사업자의 선정결과 공고
[청구공개]
[열람, 복사] - 사업계획 및 예산안, 사업실적서 및 결산서
- 회계감사서류, 관리규약
예산안 수립
【사업계획 및 예산안 수립】
◦ 매 회계연도 1개월 전까지 사업계획 및 예산안 수립 입주자 대표회의 승인 (승인사항 변경 시는 변경승인을 받아야 함)
◦ 회계연도 종료 후 2개월 이내 사업실적서 및 결산서 입주자대표 회의 제출
장기수선 계획 수립 및 조정
◦ 장기수선계획 수립 여부 확인(시행규칙 별표 5의 수립기준 충족 여부 같이 확인)
- 의무관리대상 공동주택의 경우 모두 해당
- 비의무대상 중 승강기가 설치되어 있거나 중앙난방 또는 지역난방방식이거나 건축법 11조에 따른 건축허가를 받아 주택 외의 시설과 주택을 동일 건축물로 건축한 건축물인 경우
◦ 장기수선계획을 3년마다 검토‧조정여부 및 검토사항 기록‧보관 여부(2014.06.25. 이후)
◦ 관리여건상 필요하여 3년이 경과하기 전에 조정할 경우 전체 입주자 과반수의 서면동의 여부
◦ 장기수선계획 수립 또는 조정 시 관련 규정 준수 여부
- 관리주체 관인여부 및 입대의 의결여부 확인
- 시행규칙 별표 5의 수립기준 중 누락항목 여부 확인
※ 장기수선계획이 수립되지 아니한 공동주택의 경우에는 2004.02.28. 까지 관리주체가 수립하여야 하며 2007.9.15. 까지 시행규칙 별표 5의 수립 기준에 적합하게 변경하여야 함.
장기수선 충당금 적립
◦ 장기수선계획에 따라 장기수선충당금을 적립하고 있는지? - 장기수선계획서 상 장기수선충당금 및 관리규약 상 적립요율에 적합하게 징수하는지 여부 확인
※ 관리비와 구분 징수가 필요한 장기수선충당금 별도계정 및 통장 개설 유무 확인
◦ 수립 또는 조정된 장기수선계획에 따라 주요 시설을 교체하거나 보수여부
- 장기수선계획서 상 수선주기 경과된 주요 시설의 교체 및 보수 이력 확인
※ 특히 승강기, 급배수시설, 소방시설, 전기시설물 중점 확인
◦ 장기수선충당금을 이 법에 따른 용도 외의 목적에 사용 여부
- 총계정원장 또는 보조부원장의 장기수선충당금 계정을 확인하여 장기수선계획에 포함되지 않은 공사에 사용 여부와 소송비용 등 목적 외 사용여부 확인
※ 장기수선충당금을 이 법에 따른 용도 외의 목적으로 사용한 경우 주택 관리업 등록말소 사유에 해당
장기수선 계획집행 및 장기수선 충당금 사용
◦ 장기수선충당금으로 지출하여야 할 경우를 수선 유지비, 잡수입 등으로 지출하였는지 여부 확인
- 장기수선충당금은 시행규칙 별표 5의 수립기준에 포함되어 있거나 주택의 내구성 증가 등 주택의 가치 보전을 수반하는 자본적 지출에 사용되며 수선유지비는 냉난방시설의 청소비, 소화기, 약비등 주거 생활의 편의를 위해 제공되는 소모적 지출에 해당하는 비용임
◦ 장기수선충당금 사용계획서 포함 내용 적합 여부 확인
- 입주자대표회의의 의결 유무 확인. - 수선공사의 명칭과 공사내용, 대상시설의 위치 및 부위, 설계 도면, 공사기간 및 공사방법, 수선공사의 범위 및 예정공사 금액, 공사발주 방법 및 절차 등
◦ 장기수선충당금의 집행 내역 공개여부 확인
- 관리주체는 직전 연도 12월 31일을 기준으로 장기수선계획에 따른 장기수선충당금 정립액, 실제 장기수선충당금 적립액, 집행금액(공사명 및 지출금액 포함) 및 잔액을 매년 3월 말까지 게시판, 인터넷 홈페이지, 통합정보마당 공개했는지 여부