아파트 관리주체 지자체 실태조사 확인사항 감사 대비 핵심 내용인 예산회계, 장기수선충당금, 잡수입, 공사용역 계약 등 지자체 관할 구청의 중점 조사 사항에 대하여 알아보고 평상시에 대응할 수 있습니다. 아울러 감사 시에도 활용할 수 있습니다.
지자체 실태조사 핵심사항 내용
예산회계분야
공용관리비
◦ 관리비 항목 및 구성내역 적합여부
◦ 수선유지비와 장충금 항목 구분 여부 주택법 시행령 제58조 제1항
◦ 체납관리비 연체요율 적용여부 주택법 시행령 제58조 제2항
◦ 예산 부당집행 관련 사항확인
- 지출결의서와 계약서상 지급금액, 채권자 일치여부
- 법인세법에 따른 지출증 자료(세금 계산서, 현금영수증, 신용카드 영수증) 적합여부 확인
※ 3만 원 이하에만 간이영수증 처리 가능 법인세법제 116조 제2항
사용료
◦ 공동시설 사용료 세대별 부담액 산정방법 적정여부
◦ 전기, 수도 등 각종 사용료의 산정방법 적정여부
◦ 사용료 부과차액이 발생한 경우 처리내역
◦입주자대표회의 운영비를 관리규약 또는 운영비사용규정에 의해 처리했는지 여부
- 업무추진비의 지급
- 공동체 활성화 단체 운영비 지급 근거
- 위탁 목적 사용여부
◦ 입대의, 선관위 출석수당 적정 지급여부
- 서면출석인 경우 참석수당 지급 불가
장기수선충당금
◦ 장기수선계획 미수립ㆍ부존재 주택법 제47조
◦ 장기수선계획에 대한 검토사항 기록․보관여부 주택법 제47조
◦ 장기수선충당금 과소 부과 주택법 제51조
◦ 관리규약에 적립요율 규정여부 주택법 시행령 제66조 제1항
◦ 부적정 사용여부(임의지출, 사용계획서 없이 지출) 주택법 시행령 제66조 제2항
◦ 장기수선계획 조정주기 위반
◦ 장충금과 안전진단 실시비용을 관리비와 구분 징수 여부 주택법 시행규칙 제26조 제2항
◦ 관리비등과 별도 계좌로 예치․관리하는지 여부 주택법 시행령 제58조 제2항
◦ 장충금으로 집행해야 할 공사비를 타과목에서 지출하는지 여부
- 주차충당금, 전기잉여금 또는 잡수입에서 사용
- 예시) 승강기 교체비를 주차충당금으로 지출 주택법 시행령 제58 조 제7항
잡수입
◦ 징수ㆍ사용ㆍ보관 및 예치 등에 관한 장부 및 증빙자료 보관 여부(회계연도 종료 후 5년) 주택법 시행령 제55조 제2항
◦ 잡수입의 용도 및 사용절차를 규약에 정하지 않고 사용했는지 여부 주택법 시행령 제57조 제1항 17호
◦ 공동체활성화 단체 운영비 및 사업비 지급 근거 및 정산내역
◦ 관리주체가 관리하여야 할 잡수입을 부녀회에서 관리
공사‧용역분야
주택관리업자 선정
1) 입찰공고 내용 확인
- 시스템 : 공동주택관리정보시스템 (http://www.k-apt.go.kr)
- 기 간 : 입찰예정일로부터 14일 전까지, 재공고 및 긴급 시 7일 전까지
- 공고내용
1. 주택관리대상물
(세대수, 동수, 난방방식, 총 주택공급면적 및 부대․ 복리시설 등)
2. 입찰 및 개찰의 일시․ 장소
(현장설명회를 실시하는 경우 그 일시․ 장소 포함)
3. 입찰서 및 제출서류의 마감시한
4. 계약기간
5. 입찰참가자격, 제출서류, 입찰가격 산출방법, 낙찰자 결정방법(적격심사제의 경우평가배점표 포함) 및 계약체
결 등에 관한 사항은 이 지침에 따른다는 내용
6. 그 밖에 제1호부터 제4호 외에 입찰에 부대 되는 사항으로서 영 제51조 제1항에 따른 방법으로 입주자대표회의
에서 의결한 사항 지침 제7,8조
2) 입찰 참가자격의 제한 내용 확인
〈지침 제9조에 따른 기본 제한 사항〉
- 주택법 제53조 제1항에 따라 등록하지 아니한 자
- 주택법 제54조 제1항에 따른 영업정지 처분기간인 자
- 국세 및 지방세를 완납하지 아니한 자
- 주택관리업 등록기준에 미달하는 자
- 해당 입찰과 관련하여 물품·금품·발전기금 등을 제공한 자
- 입주자대표회의 구성원이 임원으로 소속된 주택관리업자
- 입찰담합으로 과징금처분을 받은 후 6개월 미경과 자
※ 입찰에 참가한 자로서 입찰공고 이후 또는 낙찰·계약 시 위 각
호 어느 하나에 해당하는 자로 확인된 경우에는 이를 무효로 한다.
※ 주택관리업자는 영업지역의 제한을 받지 않음 지침 제9조
3) 입찰참가 제출 서류 확인
① 주택관리업등록증 사본 1부
② 사업자등록증사본 1부
③ 법인등기부등본 1부
④ 국세 및 지방세 납입필증 사본 1부
⑤ 본사에 보유한 주택관리사·기술능력 및 시설·장비 현황 1부
⑥ 입찰공고일 현재 위탁하여 관리하고 있는 관리실적 1부
⑦ 직전 연도의 재무상태표 1부
⑧ 평가 배점표에 따른 제출 서류 1부 지침 제10조
4) 계약주체 확인
- 계약주체 : 입주자대표회의 지침 제13조
5) 주택관리업자 선정결과 공개 여부 확인
- 시 기 : 즉시
- 시 스 템 : 공동주택관리정보시스템(http://www.k-apt.go.kr)
- 공개내용 : 주택관리업자의 상호·주소·대표자 및 연락처, 계약기간, 낙찰금액, 계약체결기간, 선정방법(경쟁입찰, 수의계약) 지침 제14조
공사 및 용역 사업자 선정
1) 입찰공고 내용 확인
- 시스템 : 공동주택관리정보시스템 (http://www.k-apt.go.kr)
- 2012.9.11. 이후
일간신문, 입찰전문 - 2012.9.11. 이전
- 기 간 : 입찰예정일로부터 14일 전까지, 재공고 및 긴급 시 7일 전까지
- 공고내용
1. 사업내용․규모․면적 및 사업기간 등 사업계획의 개요
2. 입찰 및 개찰의 일시․장소
(현장설명회를 실시하는 경우 그 일시․장소 포함)
3. 입찰서 및 제출서류의 마감시한
4. 제19조에 따른 입찰참가자격의 제한에 관한 사항
5. 평가배점표(적격심사제에 한한다)
6. 그 밖에 입찰에 필요한 사항 지침 제15, 16조
2) 계약 및 입찰방법 확인
- 공개경쟁입찰 : 일반경쟁입찰, 제한경쟁입찰, 지명경쟁입찰
- 수의계약 : 공산품, 200만 원 이하, 일반경쟁입찰 2회 이상 유찰 지침 제3조
3) 입찰의 성립 및 하자 있는 입찰 확인
- 주택관리업자 및 사업자 선정 지침 별표 및 별표 3 저촉 여부 확인 지침 제5조
4) 낙찰방법의 적정여부 확인
- 적격심사제
- 최저낙찰제
- 최고낙찰제 : 재활용품 매각 및 장소 임대 등 지침 제6조
5) 입찰참가자격 제한 적정성 확인
〈지침 제19조에 따른 기본 제한 사항〉
- 사업종류별로 해당 법령에 따른 면허 및 등록을 하지 않은 자
- 해당 법령에 따른 영업정지 처분 기간이 경과하지 않은 자
- 국세 및 지방세를 완납하지 않은 자
- 해당 입찰과 관련하여 물품·금품·발전기금 등을 제공한 자
- 입주자대표회의 구성원, 관리소장 또는 직원이 운영하는 사업자
- 입찰담합으로 과징금 처분을 받은 후 6개월이 경과되지 않은 자
※ 위 각 호 어느 하나에 해당하는 경우에는 이를 무효로 한다. ※ 사업자는 영업지역의 제한을 받지 아니한다. 다만 법령에서 영업지역을 제한하는 사업자는 제외 지침 제19조
6) 입찰참가 제출 서류 확인
① 사업 종류별 관련 면허증, 등록증 사본 1부
② 사업자등록증 사본 1부
③ 법인등기부등본(개인은 주민등록등본) 1부
④ 국세 및 지방세 납세필증 사본 1부
⑤ 사업자가 보유한 법정 기술인력·시설·장비 현황 1부
⑥ 입찰공고일 현재 사업수행실적 1부
⑦ 평가배점표에 따른 제출서류 1부(적격심사제)
⑧ 그 밖에 입찰에 필요한 사항 1부 지침 제20조
7) 낙찰자 결정방법 확인
- 주택관리업자 및 사업자선정지침 별표 4 제2호 가목 및 나목
- 동일가격으로 2인 이상이 입찰한 경우 추첨으로 결정
- 일반경쟁입찰로 2회 차까지 유찰 시 3회 차에 수의계약 가능 지침 제22조
8) 계약체결 및 계약이행 보증서 확인
- 사업자 선정 후 10일 이내 계약
- 계약을 체결 시 계약이행보증서 받아야 함 지침 제23조
9) 사업자 선정결과 공개 여부 확인
- 공개방법 : 해당아파트 홈페이지, 게시판 지침 제24조
입찰과정 (투찰 및 개찰)
1) 입찰서 투찰
- 주택관리업자 및 사업자선정지침 별지 1호 서식의 입찰서와 제출서류를 입찰장소의 각각의 투 잘함에 투찰(투
잘함 2개) - 우편 제출 입찰서는 입찰 마감일 18시까지 도착한 것에 한해 효력 지침 제27조
2) 입찰서의 개찰 및 낙찰 내용 확인
- 장소 : 공개된 장소
- 참석자 : 입찰에 참여하는 자 각 1인, 계약담당자 및 이해관계인 지침 제28조
보증금
1) 입찰보증금 : 입찰금액의 5%
2) 계약이행 보증금
- 공사계약 : 계약금액의 20%
- 용역계약 및 단가계약 : 계약금액의 10%
- 200만 원 이하의 계약금액 : 보증금 면제 가능
3) 하자보수 보증금 예치율
- 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제62조 제1항~제4항 준용
※「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행규칙」 제72조(하자보수보증금률)
① 각 중앙관서의 장 또는 계약담당공무원은 공사계약을 체결할 때에 영 제62조 제1항
본문의 규정에 의하여 다음 각호의 공종(각 공종 간의 하자 책임을 구분할 수 없는 복합공사인 경우에는 주된 공종을 말한다) 구분에 의하여 계약금액에 대한 하자보수 보증금률을 정하여야 한다. 지침 제29조
1. 철도·댐·터널·철강교설치·발전설비·교량·상하수 도구조물 등 중요구조물공사 및 조경공사: 100분의 5
2. 공항·항만·삭도설치·방파제·사방·간척등 공사 : 100분의 4
3. 관개수로·도로(포장공사를 포함한다)·매립·상하수도 관로·하천·일반건축등 공사 : 100분의 3
4. 제1호 내지 제3호 외의 공사 : 100분의 2
관련법령에 적합한 적격자 시공
1. 관련법령에 규정된 자격업체인지 확인
1) 소방공사 : 소방시설공사업법 제4조
2) 전기공사 : 전기공사업법 제3조
3) 기계설비공사 : 건설산업기본법 제9조
가) 종합공사의 경우 1건의 공사예정금액이 5천만 원 미만인 경우 제외
나) 전문공사의 경우 1건의 공사예정금액이 1천5백만 원 미만인 경우 제외
(2012. 10. 31까지는 1건의 공사예정금액이 1천만 원인 경우 제외)
※ 단 가스시설, 승강기설치, 난방공사는 예외 없이 자격업체가 시공
다) 조립·해체하여 이동이 용이한 기계설비 등의 설치 공사(당해 기계설비 등을 제작하거나 공급하는 자가 직접 설치하는 경우에 한한다)
※ 에어컨, 급수, 배수, 오수펌프 등
2. 입찰참가자격 충족여부 확인
1) 관련 면허·등록증 등 제출서류
2) 실적증명서 등 제출서류
사업비 과다계상
1. 사업시행의 필요성 등 확인
1) 입주자 대표회의 의사 결정과정
2) 장기수선 공사의 경우 장기수선 계획 반영 여부 및 사용계획서 작성여부
3) 공사 규모의 적정성 등
2. 주요 공종별 공사물량의 적정성 확인
1) 도색공사의 경우 도색면적
2) 포장공사의 경우 포장면적
3) 배관교체공사의 경우 배관물량 및 규격
4) 기타 각 공종별 공사물량
5) 공사물량 산출근거 확인
3. 공종별 주요 자재비·노무비 및 단위 공사비 확인
1) 주요 자재의 시중 가격 및 노임 단가
2) 견적을 받았을 경우 자재·노임 단가, 수량의 적정성
가) 업체별 수량 및 규격이 동일한지 여부 확인
나) 견적서 수량 및 규격이 공사물량 산출근거와 일치 여부 확인
3) 견적서 발행업체의 정상적인 견적서 인지 확인
4) 일반관리비, 경비, 이윤 등 제경비 적정성
5) 기 조사한 공동주택 단지의 단위 공사비와 비교
4. 설계 변경 내용 확인
1) 시공방법 변동사항
2) 물량 및 규격 변동사항
3) 설계변경에 따른 정산 내용
5. 관리규약에 규정된 전문가 자문 시행 여부 확인
1) 용역 : 5천만 원 이상
2) 공사 : 1억 원 이상
부실시공
1. 공사현장 확인
1) 시공 상태·공사물량·시공개소 등
2) 주요 자재 등 규격제품 사용 여부
3) 하자 발생 여부
- 균열, 탈락, 누수, 자재의 규격·품질 미달 등
2. 공사감독 및 준공검사 확인
1) 공사감독일지 작성 등 공정별 감독 여부
2) 주요 자재 반입 내용 확인
- 레미콘, 아스콘, 페인트, 배관자재 등
- 자재의 공인기관 시험성적서 등
- 제작사의 납품확인서 등
3) 준공검사 내용 확인
- 복수의 준공검사자 서명날인 여부
- 준공검사 사진, 도면
- 주민참여 준공검사 시행 여부
4) 산업안전보건관리비, 산재보험료 등 경비 사용내역 확인 및 정산 여부
5) 이행(하자) 보증보험증권 징수 여부
- 계약서상 하자보증기간과 보험기간 일치 여부
입찰방법
◦ 제3조 별표 1에 따른 입찰의 종류 및 방법 적용여부
(일반경쟁, 지명경쟁, 제한경쟁입찰 등)
◦ 제4조 2인 이상의 유효한 입찰, 경쟁 입찰 시 협의에 의한 입찰 등 성립조건 준수여부
◦ 제5조 별표 3에 따른 하자가 있는 입찰의 무효여부
◦ 제6조 적격심사제에 따른 낙찰방법 여부
(관리규약으로 정하는 경우 최저 또는 최고낙찰제 가능)
주택관리업자 선정
【주택관리업자 선정 적정여부】
◦ 제7조 입찰내용 사전공고 여부
◦ 공동주택 위탁관리 계약자 적합 여부
◦ 경쟁입찰 대상임에도 수의계약 실시여부
◦ 수의계약 대상 및 절차 적합 여부
- 입주자대표회의 구성원 과반수의 찬성 의결 여부
- 관리규약에서 정하는 기존 주택관리업자에 대한 의견 청취 절차 준수여부
- 입주자 등 사전 의견청취 후 입주자대표회의의 구성원 3분의 2 이상 찬성 의결 여부
사업자 선정
【사업자 선정 적정성 여부】
◦ 제15조 입찰내용 사전공고 여부
◦ 장기수선공사와 일반보수(수선유지) 공사의 공사비 집행과목 적정여부
◦ 하자보수보증금 공사 시 경쟁입찰 실시여부 및 계약자 적합여부
◦ 장기수선계획에 따른 공사 대상 수의계약 실시여부
◦ 장기 계속공사로 발주할 것을 분할하여 수의계약으로 한 것은 없는지 여부
◦ 일반보수업자 선정 시 입주자대표회의에서 승인한 사업 계획 및 예산에 의한 것인지 여부
◦ 계약기간이 만료되는 기존 사업자(별표 4의 사업자로서 공사사업자는 제외한다)와 수의계약으로 재계약 시 관련 절차 적합 여부
◦ 승강기 유지관리 용역과 승강기 부품 교체공사는 별개의 사업이므로 승강기 유지관리 업체에서 별도 계약 없이 공사 및 부품교체 불가능하므로 계약사항 확인.
입찰공고
【사업자선정 입찰공고의 적정성 여부】
◦ 입찰참가자격 제한, 요건 등 준수여부
◦ 입찰참가 산출방법 적정여부
◦ 낙찰자 결정방법 및 일반경쟁 2회 유찰 시 3회 수의계약 적정여부
◦ 계약체결 시 계약이행보증서 또는 이에 갈음할 수 있는 서류받았는지 여부
◦ 선정결과 공개여부
계약방법
【주택관리업자 입찰공고의 적정성 여부】
◦ 입찰참가자격 제한, 요건 등 준수여부
◦ 입찰참가 산출방법 적정여부
◦ 낙찰자 결정방법 및 일반경쟁 2회 유찰 시 3회 수의계약 적정여부
◦ 계약체결 시 4대 보험 가입증명서 및 계약이행보증금 또는 이에 갈음할 수 있는 서류 제출받았는지 여부
◦ 선정결과 공개여부
잡수입 및 물품
【잡수입 및 물품의 매각 적정성 여부】
◦ 제3장을 준용한 사업자 선정방법 여부
◦ 별표 4 제2호 다목에 따른 물품 선정 여부
◦ 별표 4 제2호 라모가에 따른 잡수입 등 사업자 선정 여부 지침 별표 4 제2호 다목, 라모가
투찰 및 개찰
◦ 우편으로 마감하는 제출서류 및 입찰서의 마감 일시
◦ 입찰서 개봉 시 입회인 여부
◦ 낙찰표기자에 대한 적정조치 여부
- 낙찰포기각서 징수여부
- 입찰보증금 귀속여부
보증금
◦ 입찰보증금 납부여부
◦ 하자보수보증금의 반환여부
계약 방법
【 계약방법 적정 여부】
◦ 수의계약의 경우 「지침」 근거규정에 적합하게 시행되었는지 여부
◦ 일반 및 제한경쟁입찰의 경우 업자 간 입찰담합의혹이 있는지 여부
◦ 관리주체가 계약자인 경우
- 장기수선계획에 따른 각종 공사는 「주택법시행령」제66 조제 2항에 따라 입주자대표회의에서 의결하는 장기수선충당금 사용계획서 대로 처리하였는지 여부
- 기술인력 등을 전문용역업체에 용역 하는 때 입주자대표회의의 의결을 거쳤는지 여부
- 일반보수업자의 선정 시 입주자대표회의에서 승인한 사업계획 및 예산에 따랐는지 여부
- 입찰과정 시 입주자대표회의의 감사가 참관하였는지 여부